Adjoint exécutif

Salaire :

Secteur d'activité : Services aux entreprises

Catégorie de poste : Comptabilité, finance et assurance

Province : Ontario

Région : South Western Ontario

Conseiller : Brian Gordon

Nous joindre : bgordon@st-amour.com

Description du poste :

Notre client, une firme de gestion de patrimoine bien établie située dans la région de Niagara, en Ontario, s’est associé à St-Amour afin de recruter un(e) adjoint(e) exécutif(ve) qui relèvera directement du propriétaire.

À propos du poste

Joignez-vous à l’équipe et jouez un rôle clé dans le soutien aux conseillers grâce à un service à la clientèle exemplaire, une gestion efficace des comptes et une excellente coordination administrative. Notre client est à la recherche d'une personne minutieuse, très organisée et à l’aise dans un environnement dynamique du secteur des services financiers.

Principales responsabilités

Soutien à la clientèle :

• Agir comme premier point de contact pour les clients en répondant à leurs questions et à leurs besoins de service
• Assurer le maintien des comptes : mise à jour des informations clients, traitement des demandes et exécution des transactions
• Planifier et coordonner les rencontres clients, ainsi que préparer la documentation et les rapports nécessaires
• Répondre rapidement aux demandes des clients par téléphone, courriel ou en personne

Tâches administratives :

• Gérer l’agenda du conseiller, incluant les rendez-vous clients et les conférences téléphoniques
• Traiter et prioriser la correspondance entrante et la distribuer aux membres appropriés de l’équipe
• Maintenir des dossiers clients exacts dans les systèmes CRM conformément aux exigences réglementaires
• Préparer les rapports, relevés et présentations destinés aux rencontres clients

Conformité et documentation :

• Veiller à ce que toute la documentation soit correctement remplie, signée et classée selon les normes réglementaires
• Se tenir informé(e) des changements réglementaires et collaborer avec l’équipe de conformité afin d’assurer le respect des exigences
• Participer à la préparation des audits et des examens réglementaires

Gestion des comptes :

• Traiter les ouvertures de comptes, transferts, NAAF et mises à jour
• Soumettre les ordres de transaction sous la supervision du conseiller en placement
• Assurer le suivi des activités des comptes afin de garantir une exécution rapide et exacte (TEF, demandes de chèques, mise en place de PAC/SWP)
• Effectuer les transferts en espèces et en nature et ajouter les informations bancaires des clients dans les systèmes

Soutien à la planification financière :

• Appuyer le conseiller dans l’élaboration des plans financiers, des revues de portefeuille et des propositions d’investissement
• Recueillir et organiser les données financières et la recherche pour analyse par le conseiller
• Préparer les rapports et analyses d’investissement destinés aux clients

Soutien aux opérations et au bureau :

• Assurer le classement quotidien des documents, détruire les renseignements personnels confidentiels et envoyer la correspondance de la succursale
• Effectuer le suivi de la petite caisse et traiter les dépôts bancaires
• Superviser les fournitures de bureau, l’inventaire ainsi que la distribution du courrier et des services de messagerie
• Planifier et coordonner les activités « Lunch & Learn » de la succursale
• Agir comme personne-ressource auprès des fournisseurs

Habiletés et qualifications :

Formation et qualifications :

• Diplôme de premier cycle fortement apprécié
• Avoir suivi le Cours sur les valeurs mobilières au Canada (CSC) et le Manuel de déontologie et de pratiques (CPH) — obligatoire
• Une inscription en cours en tant que représentant en placements (IR) constitue un atout
• Au moins 1,5 à 3 ans d'expérience dans un poste similaire dans le secteur des services financiers

Compétences et qualifications :

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint)
• Une expérience avec les systèmes CRM / Salesforce et Power BI constitue un atout
• Excellente connaissance des produits de placement, des règles de conformité et du traitement des transactions
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités
• Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Grande discrétion et intégrité dans la gestion des renseignements confidentiels des clients
• Capacité démontrée à travailler efficacement en équipe
• Connaissance de Fidelity Clearing Canada – Unified, U-Direct, U-Open, etc.